Эффективное расходование времени

6 практических советов по управление своим временем

Не теряйте драгоценного времени

По словам кого-то из великих людей, самым серьезным преступлением является не кража имущества, а кража времени. Печально, но это преступление мы с вами совершаем каждый день.

Как много полезного и нужного людям можно было сделать в то время, когда мы торчим у телевизионных экранов или занимаемся пустыми мелочными делами.

Организация времени невероятно важна для современного человека. О том, как правильно организовать свою жизнь, не тратя времени даром, и пойдет речь в этой статье.

Управление временем это привычка, которую можно приобрести!

Что отнимает много времени?

Чтобы научиться эффективно использовать время, рассмотрим, чем же занят современный человек все 24 часа в сутки.

Итак, рабочий день отнимает от 8 до 12 часов. Из них действительно полезной деятельности отводится 4-6 часов. Все остальное время у нас уходит на перекуры, разговоры, кофе, попытки разобраться в задании шефа и настроиться на рабочий лад.

На то, чтобы добраться на работу и вернуться домой, жители больших городов тратят от 30 минут до 2-х часов.

Обеденный перерыв занимает один час. Хотя сам прием пищи длится не более 20 минут: остальное время уходит на дорогу, очередь в кафе, перекуры и т.д.

Домашние дела отнимают у представительниц прекрасного пола от 4 до 5 часов. Женщины, имеющие детей, тратят времени еще больше.

На сон остается 4-7 часов.

Эффективное расходование времени
biznesbrend.ru

Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» – утверждал Стив Джобс. Часто мы сами не замечаем того, как делаем то, чего хотят другие люди – наши знакомые, друзья, родственники. Мы смотрим фильм по выбору друга, поступаем в университет по наставлению родителей, устраиваемся на работу по знакомству. Проходят годы, и осознание того, что время утекло безвозвратно и безрезультатно, не дает покоя. Потраченное время, конечно, не вернуть, но уже осознание того, что жизнь можно потратить на достижение своих целей и своих желаний, является первым шагом в сторону оптимизации.

Разумное использование времени, сокращение продолжительности выполнения задач повышает эффективность человека. Верно и обратное утверждение: повышая свою личную эффективность, мы экономим время. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет проактивность в качестве первого шага к развитию личной эффективности. Быть проактивным значит, осознавать, что будет достигнуто и зачем, исходя из своих внутренних мотивов, принимать ответственность за себя и свою жизнь, а не искать причины происходящих событий в окружающих людях и обстоятельствах. Часто люди не задумываются над своими внутренними мотивами и подсознательно развиваются по законам подражания, то есть просто копируя и повторяя действия других. Осознать свои внутренние мотивы помогает взгляд на себя со стороны, на свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Тайм-менеджмент (или управление временем) — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, с акцентом на увеличение эффективности и продуктивности.

При упоминании термина «тайм-менеджмент» многие могут представить себе человека-робота, который каждую работу выполняет строго отведенное время, нигде не задерживается, никогда не опаздывает и спит определенное количество часов. А мы, люди, совсем не такие! Мы испытываем чувства, нам бывает сложно сосредоточиться, мы болеем и ленимся. Да, это так, какие-то временные периоды бывают более эффективными, а какие-то менее. Но почему же одни люди успевают больше, а другие меньше? Как успевать больше за 24 часа? Как найти золотую середину между следованием четким правилам тайм-менеджмента и жизненной удовлетворенностью? Инструменты управления временем помогают найти баланс между высокой рабочей эффективностью и внутренней гармонией.

Почему времени всегда не хватает?

Современный человек окружен такими технологическими возможностями, о которых и не мечталось еще 50 лет назад. Интернет позволяет найти почти любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, образование можно получить, не выходя из дома. Все это, казалось бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени намного больше, чем его предшественники. Почему? Известный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, а объем информации обрушивается на современного человека нескончаемым потоком.

Вследствие этого у современного человека наряду с новыми возможностями, появляются новые соблазны. Мало кто засекает время, проведенное в Интернете или в переписке за мобильным телефоном. Время, проведенное онлайн, стремительно растет год от года, и, согласно последним исследованиям [Digital 2019 reports, 2019], около 6 часов своего времени люди проводят в Сети.

Также современный человек меньше двигается, а следовательно хуже себя чувствует и больше времени проводит в рассеянном состоянии, которое заметно уменьшает производительность труда.

Как контролировать свое время?

Человека на протяжении жизни окружает множество ресурсов. От того, насколько он их осознает и умело использует, зависит его счастье и самореализация. Можно выделить жизненные, внутренние и внешние ресурсы. Жизненные ресурсы – время и пространство. Внутренние ресурсы – знания, умения, качества, энергия. Внешние ресурсы – материальные ресурсы и людские.

Все эти ресурсы между собой взаимосвязаны. Поскольку в данной статье акцент делается на таком важном и невосполнимом ресурсе как время, мы рассмотрим именно взаимосвязь времени с каждым из ресурсов:

  • время – время;
  • время – пространство;
  • время – знания;
  • время – умения;
  • время – качества;
  • время – энергия;
  • время – материальные ресурсы;
  • время – людские ресурсы.

Давайте рассмотрим эти пары отношений отдельно.

Тип отношений «время-время»

Первый принцип отношения ко времени предполагает максимальную концентрацию в отведенное время. И здесь можно выделить две техники тайм-менеджмента:

  • техника pomodoro (она же «техника помидора») для краткосрочных задач;
  • техника timeboxing для долгосрочных задач.

Технику помидора предложил в 1980-х годах Франческо Чирилло. Название «помидор» она получила в честь кухонного таймера-помидора. В основе данной техники лежит следующая последовательность действий:

  1. Сформулируйте задачу и определите, сколько «помидоров» для ее выполнения потребуется. Один «помидор» – это 25 минут времени, засеченного на таймере.
  2. Сделайте один «помидор», то есть поработайте над задачей 25 минут. И дальше надо 5 минут отдохнуть. Очень важно во время отдыха не заниматься скрытой нагрузкой. Одна из рекомендаций – это посвятить перерыв пальчиковой гимнастике. Во время пальчиковой гимнастики формируются и закрепляются нейронные связи, которые только что были созданы во время выполнения «помидора».
  3. Повторите 3-4 «помидора», чередуя их с перерывами, а затем сделайте долгий перерыв.

Для долгосрочных задач действенной техникой является таймбоксинг (timeboxing). Эта техника пришла на смену списку задач (to-do-лист). Создание списка задач имеет ряд недостатков. Часто в этих списках нет четкой последовательности в зависимости от важности и срочности задачи. Таким образом, часто закрываются глаза на выполнение важных, но не срочных задач. В первую очередь выполняются более простые задачи, а сложные скапливаются тяжелым грузом. Также список задач не отражает необходимое время выполнения. Именно поэтому техника таймбоксинга предполагает включение списка дел в календарь. Это обеспечивает понимание, сколько времени будет затрачено на работу и в какой последовательности следует выполнять задачи. Это облегчает визуализацию временных промежутков, куда можно поместить очередную задачу.

Таймбоксинг также облегчает коммуникацию и сотрудничество между коллегами. Совместные календари показывают загруженность расписания каждого из участников, а также облегчают согласование встречи, ведь доступ к расписанию коллеги находится у вас перед глазами. Совместные календари (с сопутствующей опцией безопасности) – это норма современного корпоративного мира, и их используют такие передовые компании как Microsoft и Google.

Современные технологии управления временем включают в себя также различные мобильные приложения и гаджеты, позволяющие контролировать свой временной ресурс с помощью смартфона или компьютера.

Тип отношений «время-пространство»

Этому типу отношений соответствует принцип «работайте в продуктивном пространстве и минимизируйте перемещения». Пространство – это тот ресурс, который мало кем осознается. Внимание людей больше сосредоточено на отсутствии времени и денег. В то же время часто можно услышать фразы «Я не могу здесь сосредоточиться», «В этом месте я люблю работать», «Мне нужен свой угол». Переезжая в новое офисное помещение или в другую квартиру, нужно время, чтобы освоиться и подстроить пространство «под себя». В этот момент легко прочувствовать, насколько значима для людей грамотная организация места.

Уютное место может повышать производительность, но в то же время пространство может угнетать и сводить все результаты на «нет». Итак, какое же пространство нужно для повышения производительности? Благоприятное пространство соответствует следующим критериям:

  • Обеспечьте достаточное проникновение ествественного света в помещения. Согласно исследованиям лаборатории возобновляемых источников энергии [A Literature Review of the Effects of Natural Light on Building Occupants], естественный свет значительно увеличивает энергию, креативность и продуктивность. Работники способны на 15% дольше держать концентрацию на задаче в условиях естественного освещения по сравнению с искусственным.
  • Эргономичное рабочее место, где можно отрегулировать высоту монитора и сиденья, позволит чувствовать себя комфортно и долгое время не отвлекаться.
  • Осознанно используйте цвет в помещении. Насыщенные яркие цвета стимулируют, в то время как приглушенные цвета расслабляют и успокаивают.
  • Оживите офис комнатными растениями. Растения не только очищают воздух, но и способствуют увеличению производительности и концентрации.
  • Поддерживайте комфортную температуру в офисе (около 22-23⁰С). Исследования университета Корнелла [Cornell Chronicle] показали, что этот фактор позволяет уменьшить количество ошибок и увеличить объем выполненной работы.
  • Используйте ароматы для повышения производительности. Британская газета The Guardian сообщает, что аромат лимона уменьшает количество ошибок на 54%, жасмина – на 33%, лаванды – на 20%.

Человек не только проводит время в пространстве, но и перемещается в нем. На это также затрачивается достаточное количество времени: дорога на работу и обратно, командировки, покупки и другие выезды.

Итак, начнем со времени на дорогу. В 21 веке многие компании поддерживают идею, что работа – это выполнение определенных обязанностей, а не посещение определенного места. Какие профессии могут выполняться удаленно? Число их растет с каждым днем: блогеры, учителя, писатели, переводчики, программисты, тестировщики, маркетологи (и это далеко не полный список) – все они могут работать удаленно.

Время на покупки также отнимает много времени, но и возможностей для осуществления покупок из дома масса. Плюс онлайн-магазины не только дешевле, но и часто предлагают больший диапазон товаров или услуг.

Возьмите за правило, отправляясь в дорогу, размышлять, какие еще дела можно сделать в этом месте. И сделайте сразу несколько дел одновременно. Много времени тратится просто из-за лишних движений. Часто мы ходим из комнаты в комнату абсолютно бесцельно, в то время как можно было бы использовать те же самые перемещения для раскладывание вещей по местам.

Тип отношений «время-знание»

Здесь нам поможет принцип «углубляйте знания своей предметной области». Больше читайте и интересуйтесь направлением, в котором вы работаете. Расширение кругозора дает неоспоримое преимущество в оптимизации существующих процессов, а, следовательно, экономию времени.

Сейчас разработаны техники управления временем для разных сфер деятельности: в быту, на производстве, в бизнесе, в учебе. Изучите самые популярные техники тайм-менеджмента, определите, что больше подходит именно вам, и приступайте к реализации конкретных шагов.

Тип отношений «время-умение»

В этом случае используем принцип «Развивайте свои умения». Конфуций очень четко выразил этот принцип в трехстишии:

Покажи мне и я запомню;

Вовлеки меня и я пойму!

Умение – это способность выполнять ту или иную задачу. Совершенствование умений по реализации тех или иных задач позволяет сократить время их выполнения. Какие умения сокращают ваше время? Умение работать в команде, умение мыслить критически и логически, умение быстро найти нужную информацию и проанализировать ее, умение выделить главное, умение набирать текст вслепую? Подумайте об этом.

Однажды девушка ехала в метро и к ней обратилась с вопросом пожилая женщина. Она спрашивала, как проехать до определенной станции метро. Девушка объяснила ей, что она села в нужный поезд и ей надо проехать всего одну станцию. Но женщина была очень напугана и уточняла у остальных пассажиров эту же информацию. Оказалось, что кто-то из ее родных заметил, что она ездит на дачу неоптимальным маршрутом, и подсказал новый маршрут, который был проще и занимал намного меньше времени. Это действительно был более короткий и простой путь, но навыки этой женщины не позволяли ей его освоить.

Рутина вносит организацию в нашу жизнь, но в то же время лишает нас гибкости. Поэтому пробуйте что-то новое каждый день. Сходите в новый магазин, поообщайтесь с новым человеком, посетите творческий мастер-класс или просто порисуйте неведущей рукой. Кстати, обогатить арсенал новых идей для повседневной жизни поможет наш курс «Нейробика».

Тип отношений «время-личные качества»

Возьмите на заметку еще один принцип: «будьте организованными, изобретательными, общительными». Личные качества человека также влияют на эффективность использования времени. Особенно важны такие качества как организованность, изобретательность и общительность.

Развивая в себе такое качество как организованность, вопрос о нехватке времени решится сам собой. Организованность – это планирование дня, дисциплинированность в выполнении задач, соблюдение оптимального режима работы и отдыха. Если нет внутренней дисциплины, то люди либо оказываются в плену других – более сильных людей, выполняя их волю, либо в плену у самого себя, будучи не в силах преодолеть свою лень, апатию и негативные мысли.

Изобретательность – еще одно качество, экономящее огромное количество времени. Изобретательные люди могут придумать различные варианты использования имеющейся вещи или, наоборот, найти варианты, какие вещи можно использовать с одной и той же целью. К примеру, вы тратите огромное количество времени на поиск затерявшегося степлера, хотя можно скрепить документы скрепкой или уложить документы в прозрачный файл. Этот же прозрачный файл можно использовать не только для хранения бумаг, но и как многоразовую раскраску. Наибольший эффект достигается, если изобретательность проявляется на макроуровне. Так, большая производственная лакокрасочная компания может тратить много времени и средств для хранения и дистрибьюции своей продукции, а может практически отказаться от складов с непродающимися оттенками краски, отказаться от перемещения разной краски в разные регионы и автоматически изготовлять нужный оттенок краски в момент заказа.

Общительность – это качество, позволяющее налаживать контакты и сотрудничество с другими людьми. Целое больше суммы его частей, и, следовательно, сотрудничество с другими сразу дает увеличение производительности и экономию времени. К тому же при совместной работе зачастую достигается эффект синергии, многократно повышающий эффективность действий.

Тип отношений «время-энергия»

Соблюдайте принцип: «управляйте своей энергией». В своей книге «Жизнь на полной мощности» Джим Лоэр и Тони Шварц пишут о том, что большинство из нас гонятся за неправильным ресурсом – часами в дне, вместо того чтобы сосредоточиться на чем-то совершенно ином – нашей энергии. «Управляйте своей энергией, а не временем,» – советуют они.

Именно благодаря энергии можно быстро сконцентрироваться, а не бегать за очередной чашкой кофе; быстро запомнить важные моменты, а не перечитывать одну и ту же информацию несколько раз; взглянуть на ситуацию по-новому, а не идти в очередной раз по проторенному неэффективному пути.

Лоэр и Шварц выделяют 4 типа энергии:

  • Физическая энергия – насколько вы здоровы?
  • Эмоциональная энергия – насколько вы счастливы?
  • Умственная энергия – насколько хорошо вы можете сосредоточиться?
  • Духовная энергия – зачем вы это делаете, с какой целью?

Эти энергии стоят в определенной иерархической последовательности, где физическая энергия является основной базовой энергией. Восполнение энергии важно начинать именно с нее.

Наша энергия ограничена: ее хватает либо на потребление, либо на креатив и продуктивность. Второй путь более сложный, поэтому мало кто готов по нему идти, но в долгосрочной перспективе это дает неоспоримые плоды в экономии времени. Время проводится в саморазвитии, а не уходит на принятие решений о неограниченных покупках, уходе и избавлении от многочисленных вещей.

Тип отношений «Время-материальные ресурсы»

Очередной важный принцип: «создавайте больше, потребляйте меньше». Мы живем в эпоху потребления. Если возникает какая-то потребность, первая реакция – это купить. Не хватает полок для вещей, значит, надо купить шкаф. Не хватает времени на общение с детьми, значит, надо купить новые игрушки. Не хватает времени на приготовление пищи, значит, нужно купить новый кухонных агрегат. Но есть и другое решение!

Может, просто освободиться от давно ненужных вещей? Тогда заметно сократится время на уборку, поиск нужного предмета, да и просто перемещение по своей квартире станет быстрее и удобнее. Чем больше вещей, тем больше забот. В доме должно остаться только то, что действительно ценно. Да, речь идет об идее минимализма – об осознанном выборе всего того, что нас окружает.

Тип отношений «Время-люди»

И последний принцип, которому нужно следовать: «окружайте себя вдохновляющими людьми». Есть люди, которые нас опустошают, а есть те, кто заряжает нас своим позитивом, энергией, новыми идеями и мотивацией. Понятное дело, что нельзя общаться только с тем, кто симпатичен, и часто люди поставлены в ситуацию вынужденного общения. Но все же проанализируйте, с какими людьми вы общаетесь больше и можно ли изменить данное соотношение в пользу позитивно наполняющих людей.

Заключение

Итак, чтобы отныне использовать свой временной ресурс с максимальной пользой для себя, нужно всего-навсего следовать нескольким рекомендациями, а именно:

  • применять техники pomodoro и timeboxing;
  • работать в продуктивном пространстве;
  • углублять знания в своей предметной области;
  • развивать свои умения;
  • быть организованными, изобретательными, общительными;
  • управлять своей энергией;
  • создавать больше, а потреблять меньше;
  • окружать себя вдохновляющими людьми.

Эти рекомендации должны стать основой вашего отношения ко времени и принципами управления им, а научиться находить и организовывать свое время максимально эффективно вам поможет наша онлайн-программа «Лучшие техники тайм-менеджмента», где мы собрали разные принципы, методики, упражнения, техники и приемы, из которых состоят самые эффективные системы управления временем и которыми пользуются самые успешные люди по всему миру.

Эффективное расходование времени
4brain.ru

Способы эффективного использования времени

Что такое время? В количественном (метрологическом) смысле понятие время имеет два аспекта: координаты события на временной оси (текущий момент времени), на практике это текущее время – календарное, определяемое правилами календаря и время суток, определяемое какой-либо системой счисления (шкалой) времени, например, местное время, универсальное координированное время.

Впрочем, сущность времени не так просто определить.

Время – это текучий образ вечности. Так формулировал Платон.

В свою очередь Аристотель считал, что время – это мера движения.

Галилео Галилей полагал, что время – понятие общепринятое и лишь говорил: “Время, соответствующее при равном движении большему расстоянию, больше, нежели соответствующее меньшему расстоянию”.

Альберт Эйнштейн на вопрос о природе времени отвечал весьма иронично: время есть то, что измеряется часами. В его теории относительности время является не определяемым параметром неизвестной природы. Однако своим докладом в Цюрихском обществе естествоиспытателей в 1911 году Эйнштейн шокировал публику. Именно в этом докладе он заявил: “Для движущегося организма длительное время путешествия будет лишь мгновением, если путешествие будет происходить со скоростью, близкой к скорости света!”

Что значит управлять временем? Успевать сделать все задуманное. Осуществить свои цели, мечты. Есть такое понятие >, что такое >?

Эффективность-деятельность, позволяющая извлечь максимум выгоды ценой минимальных затрат времени.

Следовательно > – значит вовремя осуществлять все задуманное ценой минимальных затрат.

Хватает ли вам времени, чтобы сделать все, что вы задумали?

Проведенный опрос среди населения на тему: > дал следующий результат

В результате опроса выяснилось, что большинство людей, сталкивающихся с этой проблемой, студенты и учащиеся старших классов. Это 33. 3 % из числа всех опрошенных людей. По всей видимости, в силу своего возраста, они не могут себя организовать. На молодых людей действует повышенный гормональный фон и большие нагрузки в учебных и профессиональных заведениях.

3. Методы А. Лакейна.

Разные авторы предлагают различные методы управления своим временем, мне наиболее близок Алан Лакейн.

Алан Лакейн является ведущим мировым специалистом по управлению личным временем. Он также известен своими вдохновляющими высказываниями, в том числе >.

В своей книге Алан Лакейн рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Из книги можно узнать, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как планировать, как повысить личную организованность, как экономить время.

Таблица №1. Методы эффективного использования времени по книге А. Лакейна.

1. Классификация дел по значимости.

Распределение дел на категории > , >, >. > – дела, которые для вас наиболее важны. Дела, которым человек уделяет максимум своего времени.

> – дела “средней” значимости.

“В” – наименее значимые.

“ВЯ>>- дела, которые можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего ущерба для себя.

Принимая во внимание время дня и степень актуальности, человек можете распределить дела из группы “А” по порядку – А-1, А-2, А-3, А-4 и т. д.

Этот порядок может со временем изменяться.

Необходимо постоянно определять приоритеты с точки зрения правильного использования времени.

Хорошее планирование позволит извлечь максимум выгоды ценой минимальных затрат времени. Поможет определить приоритеты в делах.

2. Декларация Жизненных Целей.

Записать свои жизненные цели на листке бумаги. Не записанные цели часто остаются туманными и утопическими мечтами. Записанные мысли становятся конкретными и определенными, их можно внимательно анализировать, изменять, совершенствовать. Декларация Жизненных Целей не является статичной, ее следует периодически пересматривать.

Этот документ поможет установить, чего человек на самом деле хочет добиться, определить методы, с помощью которых сумеет их осуществить, и сделать осмысленным использование времени. Такая Декларация придаст жизни целеустремленное направление, поможет более искусно находить равновесие между различными сторонами жизни.

Записать список дел на каждый день. По мере их выполнения вычеркивать их из списка, добавлять новые дела, если в этом возникает необходимость, переписать его заново к концу дня или раньше, если его станет трудно читать.

Этот список поможет ничего не забывать, а точно знать, что нужно сделать сегодня. Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить его попусту, придерживаясь устаревших целей.

4. Научитесь говорить >.

Умение отказывать в просьбах, которые человека не устраивают или вызывают трудности в выполнении. Необходимо твердо, но вежливо отказать. Когда согласия достичь невозможно, можно пойти на взаимные уступки: можно сделать что-то за человека, в ответ на то, что он сделает что-то за вас.

Этот метод поможет сберечь массу времени.

С помощью простого обмена можно избавиться от многих дел “В”, поглощающих время.

Отвечать на вопрос: “Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?” всякий раз, когда не уверен в правильном использовании времени.

Этот прием позволит использовать время эффективно и поможет сосредотачиваться на работе.

6. Ежедневный список дел с ограничением времени.

Составить список дел с ограничением времени. Выполнение дел в срок согласно списку. Но при этом список должен предполагать свободное время.

Дает возможность делам продвигаться. Появляется стимул, не медлить с делами, а выполнять их быстро, в срок.

Разложение трудного дела на несколько частей. Таким образом, одно большое дело становится несколькими маленькими делами.

Помогает сдвинуть с мертвой точки >.

Человек уговаривает себя сделать какое-либо неприятное для него дело ровно 5 минут. Каждый день, увеличивая количество минут. Данный метод рекомендуется использовать только в крайних случаях.

Поможет сдвинуть неподъемное, для человека, дело в мертвой точки.

Расклеить везде слова подбадривания, с помощью которых человек мог бы придать себе бодрость и позитивное отношение к работе. Он может попробовать подбодрить себя следующими словами: “Ты справишься. Давай и дальше так!” “Перестань ныть, возвращайся к делу!” “Попытка – не пытка!” “Кончай с пораженческими настроениями!”. Слова ободрения могут также включать перечень преимуществ, которые человек приобретете после завершения дела >.

Эти призывы помогут преодолеть негативные эмоции и неуверенность. Поможет сдвинуть дело в мертвой точки.

Поиск истины через, пробы и неудачи.

Практика помогает обнаружить, какие идеи работают, а какие – нет.

Каждая “ошибка” приближение к возможному успеху.

Человек способный принять первоначальные поражения на пути к успеху, найдет энергию, которая необходима для того, чтобы добраться до золотой жилы.

Совершение “ошибок” может сэкономить время и приобрести опыт.

11. Метод > Обязательство пред кем-то выполнить дело в определенный срок.

Стимул к действию.

Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность.

Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими.

Организованность – это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться.

Что значит управлять временем? Успевать сделать все задуманное. Осуществить свои цели, мечты. Есть такое понятие >, что такое >?

В количественном (метрологическом) смысле понятие время имеет два аспекта: координаты события на временной оси (текущий момент времени), на практике это текущее время – календарное, определяемое правилами календаря и время суток, определяемое какой-либо системой счисления (шкалой) времени.

Время – это текучий образ вечности. Так формулировал Платон.

Эффективность-деятельность, позволяющая извлечь максимум выгоды ценой минимальных затрат времени.

> – вовремя осуществлять все задуманное ценой минимальных затрат.

Алан Лакейн является ведущим мировым специалистом по управлению личным временем.

Он также известен своими вдохновляющими высказываниями, в том числе >.

А. Лакейн предложил следующие методы по эффективному использованию времени: классификация дел по значимости, Декларация Жизненных Целей, список >, научитесь говорить >, >, ежедневный список дел с ограничением времени, метод >, метод >, метод >, метод >, метод >.

И так я узнала, что нужно делать, чтобы быть организованным человеком:

1. Точно определять цель своей деятельности;

2. Сосредоточить свои усилия на главном;

3. Придумать себе стимулы;

4. Научиться говорить людям >;

5. Использовать время полностью;

6. Приступать к делу сразу же;

7. Следить за тем, на что тратишь время;

8. Стараться разнообразить занятия;

9. Приобрести привычку к записной книжке, дневнику;

10. Дать слово – держать; дать обязательство – выполнять.

www.hintfox.com

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

«Не говорите, что у вас не достаточно времени. У вас его ровно столько же, сколько было у Хелен Келлер, у Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна», – Джексон Браун-младший.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

Эффективное расходование времени
cameralabs.org

Эффективное использование рабочего времени Текст научной статьи по специальности « СМИ (медиа) и массовые коммуникации»

Аннотация научной статьи по СМИ (медиа) и массовым коммуникациям, автор научной работы — Скрынченко Павел Борисович

данная статья посвящена интересной и всегда актуальной теме – эффективному использованию рабочего времени. В работе детально разобрано, что собой представляет рабочее время , изучены основные причины потери времени и разобраны основные правила успешной организации рабочего времени.

Похожие темы научных работ по СМИ (медиа) и массовым коммуникациям , автор научной работы — Скрынченко Павел Борисович

this article is devoted to the interesting and always relevant topic – the effective use of working time . It is describing in details what working time is, the primary causes of loss of time have been examined and basic rules of successful organization of working time have been analyzed.

Текст научной работы на тему «Эффективное использование рабочего времени»

DOI 10.21661/r-115489 П.Б. Скрынченко

Эффективное использование рабочего времени

Данная статья посвящена интересной и всегда актуальной теме – эффективному использованию рабочего времени. В работе детально разобрано, что собой представляет рабочее время, изучены основные причины потери времени и разобраны основные правила успешной организации рабочего времени.

| Ключевые слова: время, дефицит, контроль, эффективность, успешность, планирование.

Efficient use of working time

This article is devoted to the interesting and always relevant topic – the effective use of working time. It is describing in details what working time is, the primary causes of loss of time have been examined and basic rules of successful organization of working time have been analyzed.

| Keywords: time, deficit, control, efficiency, success, planning.

Большинство людей не понимает в достаточной степени, что такое время и как правильно им распоряжаться, из-за этого они часто сталкиваются с различными проблемами и трудностями в жизни, которых могли бы избежать.

Способность грамотно организовать свое рабочее время порой становится большой проблемой, на решение которой может уйти вся жизнь или большая её часть. И вряд ли найдутся люди, которые смогут утверждать, что нашли идеальный способ организации собственного времени.

Как бы ни менялись условия труда, будь то переход на новое рабочее место, переезд в новый кабинет, расширение круга обязанностей, возрастание нагрузки, ответственности, главная задача остается неизменной – время должно служить вам, подчиняться каждым своим мгновением. Четкое планирование работы должно обеспечить эффективность использования его рабочего времени, что дает возможность восстановить силы после работы для успешного продолжения своей деятельности [6, с. 147].

Достаточно желания и немного времени, для того чтобы выработать у человека определенное отношение к тому или иному событию, происходящему в его жизни. Времени всегда будет хватать на все дела, следу-

ет только суметь выработать правильное отношение к тому, что происходит вокруг и внутри самого человека. Ведь собственное время всегда стоит того, чтобы за него бороться [3].

Но давайте зададимся вопросом, а что такое время?

Вопрос на первый взгляд очень простой. Время-это длительность, интервал, между какими – либо событиями, но если вдуматься глубже в этот вопрос, то понимаешь, что время-это непостижимость, бесконечность, неуловимость и необратимость. С давних времен и по сей день проблема времени по количеству исследований, написанию научных работ вышла на первое место в мировой научной литературе.

Многие ученые пытались рассмотреть время в его разных ипостасях, такие как Сократ, Аристотель, Платон, Гераклит и др. В более поздней философии, наиболее ярко представлен Декарт. Также, свои подходы к понятию времени сформулировали: немецкий философ И. Кант и французский философ А. Бергсон.

В отечественной литературе об организации рабочего времени не раз отмечалась в трудах Б.Г. Ананьева, Н.А. Бернштейна, В.П. Зинченко, С.Л. Рубинштейна и других.

На сегодняшний день много способных и весьма талантливых людей так и не смогли добиться в жизни

серьёзных успехов и не сделали хорошей карьеры. А всё почему? Потому что не смогли должным образом распорядиться своим временем и своими способностями.

И поэтому мы понимаем, что время – это важнейший фактор существования мира и человека. Оно многообразно: Зесть психологическое, биологическое время, время культуры, физическое и даже космическое время. Но среди всей многообразности, нас в первую очередь интересует рабочее время.

Что же собой представляет рабочее время?

Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [1, ст. 91].

Под рабочим временем подразумевают время труда. Оно измеряется также, как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Однако в трудовом праве в качестве измерителя используют рабочий день и рабочую неделю, а также рабочую смену. Под рабочим днём принято считать продолжительность рабочего времени в часах в течение суток в соответствии законодательством и трудовым договором. Под рабочей неделей понимают установленную законом продолжительность рабочего времени в течение недели, которая охватывает общее число рабочих дней в неделю. Что касается рабочей смены, то под ней понимается продолжительность рабочего времени в течение суток, которая устанавливается правилами трудового распорядка.

Теперь давайте погорим о факторе времени.

Человек, который прекрасно чувствует ценность даже самого небольшого промежутка времени, успевает очень многое в своей жизни, со стороны даже кажется, что он никогда не спешит и не суетится. Уже давно подмечено что людям, умеющим работать, всегда хватает времени, чем тем, кто не умеет работать. Для доказательности можно вспомнить шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, то ничего не делай!». Контроль над временем даётся тем людям, которые осуществляют контроль над собой, своей деятельностью и с уважением относятся ко времени.

А вот несколько иных высказываний разных авторов о значении времени: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в своих руках свое время, держит в руках свою жизнь» (Алан Лэкейн). «Время – самый ограниченный капитал, и, если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (Бетер Друккер). «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу» (Ульрих Зиверт) [2, с. 264].

Вместе с тем, стоит отметить, что каждый человек в своей жизни постоянно подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. А сам парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть!». И с этим не поспоришь!

Дефицит времени приводит нас к тому, что время -это самый существенный фактор в работе.

Дефицит времени складывается из следующих составляющих:

1. Постоянная спешка.

Когда работник торопится, спешит, то не всегда успевает сосредоточиться на той задаче, которую нужно выполнить в данный момент, не говоря уже, о других запланированных или текущих делах. Значит, он не способен увидеть другие решения, найти лучший вариант.

2. Нагромождение работ.

Работник занимается и отвлекается на различные, мелкие и не особо важные дела. У него нет грамотного и чёткого понимания распределения работ по степени их важности, и он почти никогда не занимается анализом ключевых, ответственных вопросов.

3. Вечные доработки дома.

Не умение 5планировать свой рабочий график, вследствие чего время, отведённое на отдых, расходуется на работу, а значит, работник не успевает отдыхать. Все это приводит к стрессам и снижению работоспособности.

Результат постоянной спешки, нагромождения работ и доработок дома.

5. Бесплановость работы.

Отсутствие навыков самоорганизации.

Казалось бы, каждый человек теряет какие-то минуты, а вместе с ними незаметно проходит и вся жизнь. Поэтому крайне важно и необходимо уделять пристальное внимание своему стремительно летящему времени и использовать его разумно.

На сегодняшний день продуктивность работы организации во многом складывается из результативной ежедневной работы управленческого персонала. Бесспорным фактом является то, что в коллективе трудно организовать работу, когда люди не владеют современными приемами и новейшими методами работы, не улучшают свой персональный рабочий стиль [5, с. 36].

Среди основных умений, знаний и правил организации времени, можно выделить следующие:

1. Умение целеполагать.

2. Способность планирования и сохранения времени.

3. Выявление временных приоритетов.

4. Делегирование полномочий.

Рассмотрим каждое умение, и правило по организации времени более подробно:

1. Умение целеполагать.

Иегасйуе Баепсе | 10 • 2016 155

Главенствующую роль при создании эффективной и результативной системы управления персональным временем служит определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный отрезок времени.

Цели, которые ставит работник, должны отвечать требованиям:

– реалистичность и достижимость;

– конкретность, иначе говоря, понимать, что необходимо получить в итоге и в какие сроки;

– совместимость, т.е. не противоречивость друг другу;

– гибкость, цели должны поддаваться корректировке.

4. Способность планирования и сохранения времени.

После правильной постановки целей необходимо составить развёрнутый план действий по его достижению. Нужно определить уровень важности и сделать выбор, что нужно делать в первую очередь, а что можно отложить на потом. Правильная расстановка приоритетов оказывает большое влияние на эффективность работы.

Для получения более высоких результатов при планировании своего рабочего времени нужно использовать понятие «период планирования». Периодами планирования могут служить: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. Именно отдельное планирование по периодам помогает наиболее эффективно добиваться поставленных целей.

Важнейшим из всех периодов планирования является день. Планирование на день включается в себя определение конкретного действия в нужный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желаний и намерений.

3. Выявление временных приоритетов.

Очень важной составляющей в практике повседневной деятельности является умение принять грамотное решение о том, какие задачи необходимо решать в первую, вторую и последующие очереди.

Каждый день приходится принимать решение о приоритетности решаемых задач и проблем. И именно тогда на первый план выходит умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, и системно выполнять задачи,1включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Решение задач нужно начинать по степени их значения и важности. Следовательно, первоначально необходимо решать немногочисленные важные проблемы, а затем уже многочисленные второстепенные.

4. Делегирование полномочий.

Организация деятельности работника неосуществима без такого навыка, как делегирование части дел другим работникам. В первую очередь это касается руководителей, они передают дела, которые не приносят компании большую прибыль и при этом занимают довольно много времени. Как правило, это рутинная, но столь необходимая подготовительная работа [4, с. 12].

Делегирование полномочий не освобождает руководителя от ответственности за результаты выполнения работ. Его основная задача заключается в организации рабочего времени коллектива в целом и своего рабочего времени в частности. Для своей работы он выбирает стратегические задачи, такие как выработка политики компании, руководство подчинёнными, постановка глобальных задач и решение наиболее важных и рискованных задач.

Подводя итог всему вышесказанному, давайте ответим на главный, интересующий нас вопрос, что такое рабочее время и как его эффективно использовать?

Рабочее время – это время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности в рамках трудового договора и распорядка дня организации.

Рабочее время измеряется как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Применительно к трудовому праву в качестве измерителя принято считать: рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену.

Если сотрудник овладеет принципами организации своего рабочего времени, то он забудет о таких, мешающих ему факторах, как нервозность, нетерпеливость, паника, стремление избавиться от проблем. Крайне важно определить свои возможные проблемы, которые связаны с работой и использованием времени. Детальный анализ использования рабочего времени может стать хорошим ответом на вопросы каждого из нас об эффективности использования своего рабочего времени.

Человек, который научился организовывать свою жизнь, как трудовую, так и личную, начинает бережнее относиться к своему времени. А значит, это обязательно отразится на нем, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время.

Умение правильно планировать свой рабочий день, грамотно расставлять приоритеты и распределять рабочую нагрузку являются основными показателями успешного специалиста.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2016. -192 с.

2. Блинов А.О. Искусство управления персоналом [Текст] / А.О. Блинов, О.В. Василевская // Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. – М.: ГЕЛАН, 2014. – 411 с.

3. Дельцов В.И. Почему мне не хватает времени [Текст] // Книга. – М.: Эксмо, 2013. – 160 с.

4. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время) [Текст] / Пер. с нем., авт. предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 2015. – 232 с.

5. Скрынченко Б.Л. Теория организации [Текст]: Учебное пособие для вузов. – М.: Московская академия экономики и права, 2008. – 236 с.

6. Шипунов В.Г. Основы управленческой деятельности [Текст] / В.Г. Шипунов, Е.Н. Кикшель // Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. – 3-е изд. – М.: Эксмо, 2014. – 304 с.

cyberleninka.ru

Эффективное расходование времени

Эффективная работа персонала фирмы предполагает в первую очередь рациональное использование рабочего времени.

Время – это самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс. На эффективность использования рабочего времени оказывают влияние многочисленные факторы:

· организация труда и техника личной работы;

· самочувствие и работоспособность людей;

· эргономика труда и техническая эстетика и т.п.

От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей.

Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени.

Условиям сокращения потерь рабочего времени является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного процесса – средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровень организации рабочего места и его обслуживания, о так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени.

Факторы, оказывающие влияние на использование эффективного фонда рабочего времени:

1. Наличие сверхплановых необоснованных целодневных невыходов

2. Неэффективное использование сменного времени в результате нарушений трудовой дисциплины, плохой организации обслуживания рабочих мест и др. нарушений, приводящих к внутрисменным простоям.

3. Нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников на

выполнение непредусмотренной работы, что приводит к непроизводительным затратам рабочего времени.

4. Неритмичная работа производства, в результате отсутствия действенного календарно-оперативного планирования и учета производства, приводящего к недостаткам в управлении производством и непринятия своевременных мер к сглаживанию сезонных колебаний, что приводит к неравномерной загрузке рабочих и к потерям в производительности их труда.

Направления улучшения использования рабочего времени:

· обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

· оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

· обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;

· совершенствование приемов и методов труда;

· комплексное обоснование необходимых затрат труда;

· создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

· использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

· соответствие количества и качества труда его оплате.

Планируемые мероприятия, направленные на повышение эффективности использования рабочего времени управляющими и специалистами.

При планировании времени необходимо составить перечень работ на день (неделю, месяц), установить приоритет (последовательность) и примерный срок выполнения работы.

Одной из основных проблем планирования рабочего времени является установление приоритетов в решении ежедневных задач. Успешному решению этой проблемы способствуют рассмотренные ниже принцип Парето, АБВ-анализ и принцип Эйзенхауэра.

Принцип Парето: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время – самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала – за немногие жизненно важные проблемы, а уж потом – за многочисленные второстепенные. Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе.

Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на три категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством.

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел. Однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости; на менее важные и несущественные задачи – соответственно 65% и 15% (рис. 2.11.1)

Рис. 2.11.1 Относительная значимость задач

Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» – «срочность», отнести её к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение (рис. 2.11.2).

Рис. 2.11.2 Иллюстрация принципа Эйзенхауэра

2. Проведение фотографии рабочего дня:

Оценка эффективности трудозатрат (затрат труда на выпуск заданного количества однотипной продукции) осуществляется с помощью сравнительного анализа данных отчетных балансов рабочего времени в человеко-днях (за определенный период), а также сопоставления доступных данных об эффективности использования рабочей силы в других подразделениях предприятия и в среднем по отрасли. Получить эту информацию можно с помощью фотографии рабочего дня.

Фотография рабочего дня (ФРД) – исследование трудового процесса, имеющие целью выявить затраты рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены), определить резервы повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. При проведении ФРД измеряются и фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно – потери времени по различным причинам.

Этапы проведения фотографии рабочего дня

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение самих наблюдений за выбранным объектом;

3) обработка и анализ данных наблюдения;

4) разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего дня.

Сопоставление данных фактического и нормального баланса рабочего времени позволяет определить следующие показатели:

· коэффициент использования сменного времени,

· коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам,

· коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями трудовой дисциплины,

· коэффициент возможного уплотнения рабочего дня,

· коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения выявленных потерь времени.

Чем больше выявлено потерь времени, не связанных непосредственно с производственным процессом, тем больше возможность у организации повысить эффективность использования рабочего времени.

3. Расширение зон обслуживания

На работах, выполняемых рабочими одной профессии, распространяется расширение зон обслуживания. Цель – более рациональное использование рабочего времени, а также более полной загрузки оборудования (например, многостаночное обслуживание, когда одним или группой рабочих одновременно обслуживаются несколько станков). Ручные операции на каждом из обслуживаемых станков осуществляются последовательно, после чего станок до следующей ручной операции работает в автоматическом режиме.

При этом необходимо установить рациональные методы и приемы труда. Способ выполнения работы в значительной степени определяется технологией, но каждая технологическая операция может быть выполнена по-разному: с большим или меньшим количеством движений, более или менее умело, с затратой различного количества времени и физиологической энергии. Установление способа наиболее экономного выполнения каждого действия, приема, операции, каждой работы – это ответственная задача организатора труда. Предполагается анализ и разработка всех частей трудового процесса, включая построение и координацию движений, выбор удобной рабочей позы, способа владения инструментом и управления машинами и механизмами.

Большое значение для предприятия имеет выявление и распространение опыта работы новаторов производства, изучение применяемых ими приемов и методов труда. Приемы и методы труда заслуживают внимания, если рабочие, их применяющие, получают высокие и устойчивые результаты труда, характеризующиеся экономией по сравнению с нормативными значениями трудозатрат, сырья, материалов, инструментов, энергии, рациональным использованием оборудования, улучшением качества продукции при достижении оптимальной интенсивности труда.

Расширение зон обслуживания позволяет увеличить эффективность использования рабочего времени на 1020% (по данным производственных предприятий, применивших данный метод в своих цехах)

4. Создание благоприятных условий для работы

4.1 Создание благоприятного цветового климата

На самочувствие и работоспособность людей влияет цветовой климат. Согласно наблюдениям психологов, самый утомляющий цвет – фиолетовый, голубой – успокаивающий, зеленый повышает работоспособность. При подборе цветов необходимо обращать внимание на характер освещения. При люминисцетном освещении сине-зеленые и желто-зеленые цвета становятся излишне резкими. При освещении лампами накаливания серый, голубой и зеленый тускнеют, а оранжевый, желтый и красный – воспринимаются как более яркие. Благодаря правильной окраске стен, пола, оборудования, рациональному использованию света и удобным в работе станкам и инструментам производительность труда поднимается в среднем на 1520%, а травматизм снижается на 4550%.

4.2 Использование функциональной музыки

Использование функциональной музыки оказывает положительное психофизиологическое воздействие на человека в процессе труда. Утром до начала работы используется бодрая маршевая музыка, а через 10-15 минут – «музыка врабатывания», которая помогает человеку полностью растормозиться после недавнего сна и обрести максимальную работоспособность. Физиологические исследования показывают, что, как правило, функциональная музыка улучшает внимание, благотворно влияет на мышечную силу, частоту пульса, артериальное давление. При подборе функциональной музыки необходимо в зависимости от технологического процесса и условий труда, возрастного состава рабочих учитывать уровень интенсивности, ритм, продолжительность и характер музыкального материала. Наиболее рационален прерывистый график музыкальных передач с общей продолжительностью их 1,5-2 часа в смену.

4.3 Организация рабочего места

Создание рабочего места оператора определяется рядом функциональных требований: к расстоянию, на котором считываются показания; углу зрения; освещенности; расположению и способу приведения в действие связанных между собой органов управления. Оптимальная поза работающего обеспечивается также конструкцией сиденья, которое должно поддерживать тело и не допускать неправильного его положения. Рабочее сиденье должно быть удобным для выполнения планируемых работ, иметь требуемые размеры, быть снабжено подлокотниками, не мешающими движениям, допускать регулировку по высоте. В ряде случаев целесообразно использование специальных подножек.

Эффективное расходование времени
studbooks.net

Эффективное расходование времени

+7 (495) 162 58 90

Ближайшие открытые семинары:

25-26 февраля 2021г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования. Прочитать. >>

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.

12 советов, как разумно использовать свое время

Вот некоторые советы, как разумно распределять время, имеющееся в вашем распоряжении

Выясните, как именно вы тратите свое время

Не пожалейте немного времени, чтобы проследить, как именно вы распоряжаетесь им. Очень важно сразу определить сферы, которые являются абсолютно бесперспективными, и те, в которые стоит «вкладывать» энергию. Это поможет правильно расставить приоритеты.

Сформулируйте цель

Вы вкладываете во что-то много энергии, но при этом не представляете, чего хотите в итоге добиться? Многие тратят драгоценное время , стараясь стать более эффективными, при этом не имея конечной цели. Другими словами, они не сфокусированы на том, что действительно важно для них. Имея перед собой цель, вы сможете сконцентрироваться на способах достижения желаемого результата. Сама по себе цель также может стать хорошим мотиваторам.

Составьте список дел

Вы можете составить список дел в своей голове, но намного лучше написать его на бумаге. К такому списку вы сможете обратиться в любой момент в течение дня. Выбирайте сами, каким образом он будет выглядеть: напечатан на листке бумаге, написан от руки или сохранен в компьютере. Вычеркивая из списка завершенные дела, вы получите определенное удовольствие и заряд вдохновения на новые свершения. При этом вам не придется терять время, вспоминая, какие еще дела необходимо завершить.

Установите приоритеты

Составление списка не будет эффективным, если все дела в нем будут стоять в неправильном порядке. Вас всегда будет подстерегать искушение сперва сделать то, что хочется, а не то, что важно. Расставьте приоритеты и в первую очередь сосредоточьтесь над решением самой актуальной задачи. Таким образом, если какие-то дела и останутся невыполненными к концу дня, они будут не очень важны.

Сделайте все хорошо с первого раза

Если вы собираетесь выполнить какую-то задачу, не настроившись должным образом, это означает, что как следует вы ее не сделаете. Приложите максимум усилий, чтобы сделать все хорошо с первого раза. Таким образом, вы совершите меньше ошибок и вам не придется тратить время на переделывание. В первую очередь беритесь за самые сложные дела, это увеличит вероятность того, что вы все сделаете правильно.

Перестаньте откладывать на потом

Большинство людей предпочитают прокрастинировать или мысленно перебирать в голове способы совершения действия, вместо того, чтобы действовать. Особенно часто это происходит, когда вы окружены многочисленными отвлекающими факторами, которые могут служить оправданиями. Постарайтесь контролировать свою окружающую среду, изгоняя из нее то, что рассеивает ваше внимание. Если перед вами стоит сложная задача, вы подсознательно будете стремиться уклонится от ее решения, используя всевозможные предлоги для этого.

Будьте организованы

Дезорганизованность — вор вашего времени. Только представьте, сколько времени вы тратите на то, чтобы определить местонахождения какой-то вещи на работе или дома. Возможно, вам необходимо совладать с хаосом, царящим в вашем рабочем или жилом пространстве, чтобы работать более эффективно. Уберите подальше те вещи, которые вам не нужны, или просто избавьтесь от них, а тем вещам, которыми пользуетесь постоянно, дайте определенную прописку, найти их быстро не составит труда.

«Делитесь» делами

Это выглядит очевидно, но вы можете освободить много времени для себя, перенаправив кому-то часть работы. Идея состоит в том, чтобы передать кому-то задание, с которым этот человек справится быстрее или не хуже, чем вы сами. Это касается как работы, так и домашних дел. Почему бы не попросить детей заняться стиркой в обмен на какое-то послабление в дальнейшем. На работе не стесняйтесь обратиться к коллеге, кто знает, возможно, он будет только рад интересному заданию, особенно, если он силен в этом.

Мультизадачность

В некоторых случаях отличным решением станет выполнение нескольких задач одновременно, что позволит эффективный использовать имеющееся в распоряжении время. Мы не говорим о массивных перегрузках, просто о совмещении задач, когда это возможно. Например, когда вы в пути, не теряйте возможность послушать аудио-курс иностранного языка, который вы уже давно мечтали освоить. А если вы путешествуете в поезде, это прекрасная возможность прочесть книгу или немного поработать на ноутбуке.

Учитесь говорить «нет»

Умение не взваливать на себя весь груз дел, научившись говорить «нет», позволит вам существенно сэкономить время. Если кто-то обращается к вам с просьбой, задайте себе вопрос: «это действительно входит в мои обязанности?» или «я действительно лучший кандидат для решения данной проблемы?». В случае отрицательного ответа, не беритесь за это дело. Мы не призываем искать отговорки, чтобы не делать ничего, безусловно, не стоит постоянно отказывать, когда вас о чем-то просят. Просто не стоит становиться свалкой чужих проблем, это поможет вам существенно освободить время.

Будьте сконцентрированы

Когда вы полностью сосредоточены на деле, вы сможете быстрее завершить его. Единственный способ сохранить концентрацию — оградить себя от всех отвлекающих факторов. Недостаточно сфокусироваться на выполнении какого-то дела на старте, важно также не потерять этот фокус. Если перед вами стоит серьезная задача, уединитесь, отключите телефон и не включайте его до тех пор, пока не закончите. Позже у вас будет достаточно времени, чтобы ответить на все сообщения или пропущенные звонки.

Следите за собой

Невозможно работать непрерывно, так можно и перегореть. Очень важно найти время, чтобы понаблюдать за собой со стороны, так вы сможете узнать свои пределы. Сохраняя здоровый баланс в своей жизни вы почувствуете, что движетесь в верном направлении и эффективно справляетесь с возникающими проблемами и задачами, и при этом не расходуете на их решение больше времени, чем они того заслуживают.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

www.improvement.ru
CATEGORIES
Share This